Durch das aktuelle Release-Update vom 07.11.2022 stehen Auftraggebern und Bewerbern/Bietern neue Funktionen und Möglichkeiten in subreport ELViS zur Verfügung. Wir stellen sie Ihnen heute gerne näher vor.
Neue Rolle „Genehmiger“ – mit intuitivem Genehmigungsworkflow
Die öffentliche Auftragsvergabe erfordert vom Ausschreiber die strikte Einhaltung von formal strukturierten, vergaberechtskonformen und verbindlichen Abläufen. Nicht selten sieht die öffentliche Vergabepraxis daher Genehmigungsverfahren vor, um bestimmte Entscheidungen im Vergabeverfahren auf Anfrage zu prüfen und ggf. hierfür Genehmigungen zu erteilen. Das Rollen- und Berechtigungskonzept von subreport ELViS wurde jetzt um die wichtige und vielfach gewünschte Rolle „Genehmiger“ erweitert – inkl. digitalem und intuitivem Genehmigungsworkflow.
Wie üblich, aktiviert zunächst der Organisations-Administrator diese neue Rolle und legt die zu genehmigenden Vorgänge im Vergabeworkflow (z.B. „eVergabe freischalten“) für den Ausschreiber fest. Alle genehmigungspflichtigen Aktionen können über die vertrauten Funktions-Buttons, welche jetzt mit zusätzlichen „Genehmigungs-Icons“ gekennzeichnet sind, direkt im Vergabeworkflow gesteuert bzw. ausgeführt werden. Der Genehmigungsprozess selbst besteht aus verschiedenen Genehmigungsstufen, die über Genehmigungsvorgänge miteinander verbunden sind. Unter dem Menüpunkt „Genehmigungen“ sind alle bearbeiteten/unbearbeiteten Genehmigungsaufgaben chronologisch aufgeführt und jederzeit vom Autor und Empfänger der Genehmigungen einseh- bzw. bearbeitbar. Zusätzliche E-Mail-Nachrichten werden beim Wechsel des Status (z.B. „Genehmigung erteilt“) oder Versand einer Mitteilung an den Autor/den Zuständigen versandt. Sämtliche Genehmigungs-Vorgänge zu einem Los werden in der neuen Rubrik „Genehmigungen“ in der Vergabeakte protokolliert.
Durchführung von losweisen Vergaben mit Teilnahmewettbewerb
Ein weiteres, wichtiges Thema: Um eine Vielzahl potenzieller Bewerber/Bieter des Mittelstandes zu erreichen, sind Leistungen in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Wir haben nun den losweisen Vergabeprozess in subreport ELViS für Sie weiter ausgebaut. Ab sofort können Verfahren mit Teilnahmewettbewerb losweise und damit eigenständig durchgeführt werden – mit individuellen Teilnahmefristen, pro Los zugehörigen Vergabeunterlagen, mit Kennzeichnung der jeweils geforderten Dokumente für den Teilnahmeantrag, losweiser Abgabe und Öffnung der Teilnahmeanträge sowie vollständiger Dokumentation in der Vergabeakte.
Praxisschulungen zu losweisen Vergaben und Genehmigungsworkflow
Neugierig? Einen praxisorientierten Überblick erhalten Auftraggeber gerne in einem unserer Online-Seminare am 29.11.2022 oder 13.12.2022. Lernen Sie in nur 2 ½ Stunden u.a. die neue Rolle „Genehmiger“ mit zugehörigem Genehmigungsworkflow sowie die Durchführung von losweisen Verfahren mit Teilnahmewettbewerb kennen. Informationen zu weiteren Terminen finden Sie hier.
Ihr subreport-Team
