Schon im April 2016 sind die elektronische Übermittlung von Bekanntmachungen an die EU und die Bereitstellung elektronischer Auftragsunterlagen verpflichtend. Damit erfolgt der erste Schritt auf dem Weg zur vollständig elektronischen Kommunikation bei EU-weiten Vergabeverfahren. Der nächste Schritt folgt in 12 bzw. 18 Monaten mit der Verpflichtung zur Entgegennahme elektronischer Angebote.
Elektronische Auftragsunterlagen: Registrierung oder freier Download?
Mit den neuen EU-Vergaberichtlinien wird die eVergabe verpflichtend. Das bedeutet unter anderem, dass Auftragsunterlagen elektronisch verfügbar sein müssen. Der Artikel 53 der Richtlinie sieht vor, dass öffentliche Auftraggeber unentgeltlichen, uneingeschränkten, vollständigen und direkten Zugang zu Auftragsunterlagen anbieten müssen.
Dies wirft die Frage auf, ob die Auftragsunterlagen in Form eines freien Downloads zur Verfügung gestellt werden müssen oder ob die Registrierung der Bewerber zulässig bzw. notwendig ist.
Die Formulierung des Artikels 53 scheint eindeutig: Die Auftragsunterlagen müssen – abgesehen von bestimmten Ausnahmefällen – uneingeschränkt, vollständig und direkt zur Verfügung stehen und eine Registrierung der Bewerber kann durchaus eine Beschränkung darstellen.
Wir interpretieren die Formulierung jedoch so, dass ein uneingeschränkter und direkter Zugang durch das Vorhandensein gängiger Technologien, etwa eines aktuellen Browsers, und eine automatische Freischaltung des registrierten Nutzers gewährleistet ist. Eine Online-Registrierung ist im Alltag gang und gäbe und stellt kein Hindernis dar – vorausgesetzt, der Freischaltungsprozess erfolgt automatisiert und nicht durch ein händisches Verfahren.
Eine Registrierung des Bewerbers ist insbesondere vor dem Hintergrund der Informationspflichten von öffentlichen Auftraggebern sinnvoll. Ohne eine Registrierung hätten diese bei öffentlichen Verfahren und Teilnahmewettbewerben keine Kenntnis über den Bewerberkreis und könnten im Falle von Änderungen in den Auftragsunterlagen ihrer Informationspflicht nicht in gebotenem Maß nachkommen. Die Bereitstellung von Auftragsunterlagen als freier Download kann nicht die Lösung sein, solange die Information über Änderungen eine Bringschuld ist.
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