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Digitale Verwaltung: Die eAkte für Bundesbehörden kommt

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„Papierkram ist das Letzte“ – so formulierte es Kölns ehemaliger Stadtdirektor Guido Kahlen auf dem 5. Kölner Vergabetag im September dieses Jahres. Was für den Bereich Beschaffung und Vergabe durch die Vergaberechtsreform 2016 und die zukünftige Verpflichtung zur eVergabe erfolgreich angestoßen wurde, wird auch in anderen Bereichen Realität: Das Bundesministerium des Inneren hat derzeit die eAkte für Bundesbehörden ausgeschrieben. Unternehmen können sich bis zum 10.01.2017 um den Auftrag, der ein Volumen von 66 Millionen Euro hat, bewerben, um für ca. 200.000 Arbeitsplätze der Bundesbehörden eine Lösung zur elektronischen Aktenführung zu liefern.

Ende des „Papierkriegs“ in Behörden und Verwaltung

Die Einführung der eAkte bedeutet das Ende des „Papierkriegs“ in Behörden und Verwaltung und birgt, wie die positiven Erfahrungen mit der eVergabe zeigen, enorme Möglichkeiten für Einsparungen und Effizienzsteigerung. Die entscheidenden Vorteile der elektronischen Akte: Der Zugriff kann von überall her erfolgen, alle Nutzer haben den gleichen Kenntnisstand, Informationen lassen sich leichter finden, ganz zu schweigen von der Papier- und Platzersparnis. Die Ausschreibung der eAkte für die Bundesbehörden gehört zu dem Projekt „IT-Konsolidierung Bund“, dessen Ziel es ist, die IT des Bundes auch angesichts den Anforderungen der Digitalisierung leistungs- und zukunftsfähig zu gestalten, um flexibel auf Innovationen und technologische Trends reagieren zu können. Es umfasst im Wesentlichen die drei Themenfelder Betriebskonsolidierung, Dienstekonsolidierung und Beschaffungsbündelung.

Paradebeispiel eBeschaffung und eVergabe

Der Ausbau von eGovernment dient nicht nur der Vereinfachung von Prozessen innerhalb der Verwaltung, sondern hat entscheidende Vorteile sowohl für Bürger als auch für die Wirtschaft. Neben Verbesserung der Kommunikation, der Vereinfachung und Verkürzung von Vorgängen stehen bei allen eGovernment-Maßnahmen vor allem Einsparpotentiale und Steigerung von Transparenz im Vordergrund. Insbesondere im Bereich der öffentlichen Beschaffung gilt eProcurement als Paradebeispiel für die erfolgreiche Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. In diesen Bereich gehört auch die eVergabe, die mit subreport ELViS bereits seit über 15 Jahren ohne Medienbrüche möglich ist. Die Einführung der eAkte für Bundesbehörden ist also ein weiterer Schritt in die richtige Richtung, dem hoffentlich bald auch die Länder und Kommunen folgen werden.

3 Kommentare

  1. Nicht nur in den Bundesbehörden geht der Trend zur E-Akte. In den Kommunen ist ebenfalls eine große Nachfrage zu spüren. Das werden wir in den nächsten Jahren sehen…

    • Guten Tag Herr Wittmann, vielen Dank für Ihren Kommentar. Da haben Sie natürlich völlig Recht. Anstoß für unseren Artikel war die Ausschreibung des Bundesinnenministeriums für die eAkte für Bundesbehörden. Deshalb sind wir in diesem Zusammenhang nicht explizit auf die Situation in den Kommunen eingegangen.

  2. Das klassische Papier Archiv hat längst ausgedient. Es raubte zu viel Platz und auch das Suchen von verschiedenen Dokumenten verschlang sehr viel Zeit. Der elektronische Aktenordner bezieht Stellung in unseren Büros. Digital nutzbare Informationen tragen wesentlich zur Beschleunigung und Verbesserung fast aller Business-Prozesse bei. Mit der Digitalisierung von Informationen und Abläufen sei jedoch auch die Veränderungs- und Lernbereitschaft in den Unternehmen gefordert. Oft müssten lang geübte Gewohnheiten aufgegeben werden, wenn die Mitarbeiter statt auf Papierakten auf elektronische Dokumente zugreifen. Die Verantwortlichen in den deutschen Unternehmen haben in den vergangenen fünf Jahren ihre Aktenberge kräftig abgebaut. Demnach haben die Firmen ihre Papierakten in diesem Zeitraum um durchschnittlich ein gutes Drittel reduziert. Jedes fünfte Unternehmen schaffte sogar eine Quote von über 50 Prozent. In nur noch jedem sechsten Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 50 Millionen Euro, dominiert die Papierakte. Alle anderen Firmen setzen mehrheitlich auf digitale Dokumente und elektronische Speicherverfahren.

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