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eVergabe – Wo endet die Informationspflicht und wo beginnt die Holschuld?

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Über ein Jahr ist seit der Vergaberechtsreform vergangen, die elektronische Kommunikation in Vergabeverfahren seit dem 18. April 2016 verpflichtend. Darüber hinaus müssen die Vergabeunterlagen vollständig, unentgeltlich und uneingeschränkt allen interessierten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden – auch ohne Registrierung auf der eVergabe-Plattform. Eine Frage, die in diesem Zusammenhang in vielen Vergabestellen immer wieder aufkommt: Wie soll man sich gegenüber Unternehmen verhalten, die zwar die Vergabeunterlagen heruntergeladen haben und sich möglicherweise an der Ausschreibung beteiligen wollen, sich aber nicht an der Plattform registriert haben – und somit keine Information über mögliche Änderungen erhalten? Oder: Wo endet die Informationspflicht des Auftraggebers und wo beginnt die Holschuld des Bieters?

Informationspflicht oder Holschuld?

Aufschlussreich ist in diesem Zusammenhang eine Entscheidung der Vergabekammer Südbayern (Z3-3/3194/1/36/09/16), die sich im vergangenen Herbst mit der Informationspflicht des Auftraggebers bzw. der Holschuld des Bieters beschäftigte. Im zugrundeliegenden Fall hatte ein Bieter sein Angebot auf der eingesetzten eVergabe-Plattform bereits vor Ablauf der Angebotsfrist elektronisch eingereicht. Im Folgenden änderte jedoch der Auftraggeber die Bekanntmachung und verlängerte die Angebotsfrist – Informationen, die der betroffene Bieter nicht erhielt. Der Bieter entschloss sich daraufhin zu einer Rüge, da aus seiner Sicht im Fall des bereits abgegebenen Angebots eine Informationspflicht durch die Vergabestelle bestanden hätte.

Entscheidung der VK Südbayern: Registrierung entscheidend

Die Vergabekammer Südbayern nimmt in ihrer Beurteilung des Sachverhalts eine klare Unterscheidung zwischen registrierten und nicht registrierten Bietern vor: Gegenüber Unternehmen, die als registrierte Bieter ihr Angebot bereits vor Ablauf der Angebotsfrist elektronisch abgegeben haben, besteht im Fall von Änderungen eine Informationspflicht durch die Vergabestelle. Als Kontaktmittel nennt die VK Südbayern in ihrem Beschluss ganz konkret die E-Mail. Demgegenüber sieht sie bei nicht registrierten Unternehmen eine Holschuld. Eine Verpflichtung der Vergabestelle, über Änderungen der Vergabeunterlagen und die Bieterkommunikation zu informieren, besteht in diesen Fällen nicht.

Mit subreport ELViS auf der sicheren Seite

Die Herausforderung für Vergabestellen liegt nun unter Umständen darin, registrierte Bieter regelmäßig zusätzlich per E-Mail informieren zu müssen – auch wenn die verbindliche Bieterkommunikation auf der eVergabe-Plattform erfolgt. eVergabe-Lösungen wie das Elektronische Vergabeinformations-System subreport ELViS bieten Vergabestellen hier eine praktikable und rechtssichere Lösung: Die Bieterkommunikation erfolgt im geschützten Bereich der eVergabe-Plattform, registrierte Bewerber und Bieter werden aber zusätzlich per E-Mail benachrichtigt, dass sich Änderungen oder Aktualisierungen ergeben haben und aufgefordert, diese herunterzuladen. Im Fall von subreport ELViS kann die Korrespondenz zwischen Vergabestelle und registrierten Unternehmen vollständig über das System geführt und verwaltet werden. Natürlich wird die gesamte Bieterkommunikation in der Vergabeakte dokumentiert – einschließlich der Lesebestätigungen der Bewerber/Bieter. Kommt es zu E-Mail-Rückläufern oder zu nicht zustellbaren E-Mails, wird die Vergabestelle über ELViS automatisch informiert. Auf diese Weise können Auftraggeber sicherstellen, dass alle registrierten Bieter erreicht und gegebenenfalls über andere Kontaktwege informiert werden können.

Nicht registrierte Bieter riskieren den Ausschluss

Unternehmen, die sich nicht registrieren, und Vergabeunterlagen anonym herunterladen, gehen somit das Risiko ein, wichtige Informationen wie Änderungen der Vergabeunterlagen oder auch die Bieterkommunikation zu verpassen. Sollte sich ein Unternehmen dennoch für diesen Weg entscheiden, wird im Fall von subreport ELViS ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Benachrichtigung über Änderungen und die Bieterkommunikation durch die ausschreibende Stelle nur möglich ist, wenn vor dem Download die kostenfreie Registrierung bzw. das Login im System erfolgt ist.

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