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Elektronische Angebotsabgabe – Tipps für Einsteiger

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Die elektronische Angebotsabgabe ist bei EU-weiten Vergaben bereits seit 18.10.2018 verpflichtend. Auch im Unterschwellenbereich besteht in den Bundesländern, in denen die UVgO bereits zur Anwendung kommt (bis auf einige Ausnahmen) eine Pflicht zur elektronischen Angebotsabgabe. Und auch bei nationalen Vergabeverfahren nach VOB/A kann der Ausschreiber entscheiden, ob er ausschließlich elektronische Angebote zulässt. Die elektronische Angebotsabgabe wird bzw. ist damit Standard.

Welche Vorteile hat die elektronische Angebotsabgabe für Sie als Bieter?

  • Schnellere Übermittlung und Bearbeitung der Angebote
  • Verringerung des Zustellrisikos, auch durch die Empfangsbestätigung nach Angebotsabgabe
  • Verkürzung der Zustellzeiten

Welche technischen Voraussetzungen benötigen Sie für die elektronische Angebotsabgabe?

Zur elektronischen Angebotsabgabe mit subreport ELVIS benötigen Sie:

  • eine kostenfreie Registrierung bei subreport ELViS
  • eine aktuelle Installation der kostenlosen Java-Software „Version 8 Update 144 (64-Bit)“ zur Nutzung der „Java Web Start-Anwendung“ für die Verschlüsselung von Angeboten mit und ohne elektronische Signatur
  • eine elektronische Signatur (falls vom Ausschreiber gewünscht)

Wie bereiten Sie sich auf die elektronische Angebotsabgabe vor?

  • Stellen Sie sicher, dass auf Ihrem PC die Programme „Java“ und „Java Web Start“ installiert sind. Denn sowohl bei der Angebotsabgabe ohne Signatur, als auch bei der Abgabe mit Signatur, erfolgt die Verschlüsselung Ihrer Angebotsdokumente über die browserbasierte „Java Web Start-Anwendung“. Ob diese Programme bei Ihnen einwandfrei funktionieren, können Sie kostenlos auf unserer Plattform mit unserem „Java Web Start Test“ prüfen.
  • Und: Testen Sie die elektronische Angebotsabgabe vorab in unserer kostenfreien Demo-Version von subreport ELViS. Wir stellen Ihnen gerne einen Zugang zur Verfügung. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, eine komplette Angebotsabgabe in gesicherter Umgebung durchzuspielen und sich so optimal vorzubereiten.
  • Grundsätzlich sind elektronische Angebote in Textform einzureichen. Bei der elektronischen Angebotsübermittlung in Textform sind der Bieter (Name des einreichenden Unternehmens) und die natürliche Person (Vor- und Nachname der unterschriftsberechtigten Person) in Druckbuchstaben zu benennen. Bei erhöhten Anforderungen an die Sicherheit der zu übermittelnden Daten kann der Auftraggeber eine elektronische Signatur (fortgeschrittene / qualifizierte Signatur) verlangen. Konkrete Hinweise beispielsweise zur Beschaffung digitaler Signaturen finden Sie hier.

Unser Tipp für Sie: Beginnen Sie rechtzeitig mit der elektronischen Angebotsabgabe in subreport ELViS, denn die Übermittlung eines elektronischen Angebots kann in Abhängigkeit von der Geschwindigkeit des Internetanschlusses sowie der Größe der zu übermittelnden Angebotsunterlagen unterschiedlich lange dauern. Achtung: Das elektronische Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig in subreport ELViS eingegangen sein.

Sollte es wider Erwarten technische Komplikationen bei der Angebotsabgabe auf subreport ELViS geben, treten Sie unverzüglich mit uns in Kontakt und holen Sie sich eine Bestätigung über die technischen Schwierigkeiten der Plattform ein. Kontaktieren Sie ebenso die Vergabestelle, wenn Sie keine Bestätigungs-E-Mail zu Ihrer Angebotsabgabe erhalten haben oder feststellen, dass Sie Ihr Angebot nicht hochladen können. Damit kommen Sie Ihren besonderen Mitwirkungspflichten bei Vergabeverfahren nach.

Haben Sie Fragen zur elektronischen Angebotsabgabe?

Unser Support steht Ihnen unter 02 21 / 9 85 78-0 von Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr und Freitag von 08:00 bis 16:45 Uhr (außer an Feiertagen) kostenfrei zur Verfügung. Wir unterstützen Sie gerne!

Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen bei der elektronischen Angebotsabgabe!

Ihr subreport-Team

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