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Azubitagebuch (Auszubildende „Kauffrau für Büromanagement“)

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Uh. Wenn ich bedenke, dass es schon zweihundertvierundvierzig Tage, sechs Stunden und vierzehn Minuten her ist, seitdem ich Euch zuletzt einen Einblick in meine Ausbildungszeit hier bei subreport, gewährt habe, ist es nun wieder an der Zeit für ein Update.

Ihr könnt euch sicher sein, dass in dieser Zeit so einiges geschehen ist. Der Winter neigte sich dem Ende zu und die ersten Sonnenstrahlen schienen durch das Fenster direkt auf meinem Schreibtisch. Doch jetzt sitze ich nicht mehr in der Daten-Erfassungs-Abteilung (DEA), sondern in der Abteilung Vertrieb-Unternehmen (VU). Bevor ich in diese Abteilung eintreten durfte, war ich zuvor in der Abteilung Verwaltung beziehungsweise in der Buchhaltung.

Diese Abteilung hat mir extrem viel Spaß bereitet. Zudem ist mir klar geworden, was für ein tolles Gefühl es ist, wenn die Geschäftsführung Vertrauen in meine Person hat und mir damit sehr viel Verantwortung entgegenbringt. Ich hatte das Vergnügen die Daten der Kunden liebevoll zu pflegen, Anmeldungen für unsere einzelnen Produkte zu bearbeiten und im Anschluss sowohl Kündigungsbestätigungen als auch Auftragsbestätigungen rauszuschicken. Wie in allen anderen Abteilungen, war auch in dieser Abteilung die Eigenständigkeit sehr wichtig. Mir war es gestattet, selbstständig, neugewonnene Kunden in unserem Datenbanksystem zu registrieren.

Zusätzlich bearbeitete ich den Papierrechnungsversand, indem ich anhand unserer Excel-Tabelle zunächst einmal nach Kunden mit unbeglichenen Rechnungen Ausschau hielt. Nach der Fertigstellung der jeweiligen Rechnungen, habe ich die Briefe letztlich kuvertiert und in unseren Postausgang gelegt. Ein Fehler, bezüglich der Rechnungen, kann jedem mal unterlaufen, aber selbst das ist kein Thema, denn auch diese konnte ich stornieren und neu schreiben. Darüber hinaus habe ich für unseren Steuerberater sämtliche Ordner aufgelöst und sogar Zahlungseingänge verbucht.

Wie ich jedoch bereits erwähnt habe, bin ich aktuell in der Abteilung Vertrieb-Unternehmen (VU). Diese Abteilung ist für mich von großer Bedeutung. Denn hier hat man den engsten Kundenkontakt. Mir persönlich ist der Kundenkontakt in der Berufswelt enorm wichtig. Voller Euphorie warte ich darauf mein erstes Kundengespräch zu führen. Doch bevor ich in das kalte Wasser springe, überlege ich mir eine gute Vorgehensweise für das Gespräch mit unseren Kunden. Zunächst einmal höre ich aktiv meinen Kollegen beim Telefonieren zu. Während ich interessiert zuhöre, beobachte ich, wie freundlich, zuvorkommend und kompetent es meine Kollegen meistern. Wissensbegierig erstelle ich mir Notizen zu den geführten Gesprächen. Zur selben Zeit überfällt mich der Gedanke, wie aufregend es wohl sein mag, mit bundesweiten Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern in Kontakt zu treten. Es ist nun soweit. Positive Nervosität macht sich bei mir erkennbar. Über unser Datenbanksystem lässt sich feststellen, welche Unternehmen sich auf unserer Vergabeplattform ELViS registriert haben. Ich picke mir ein Unternehmen heraus und rufe dort an. Das Telefon klingelt … es meldet sich ein hoher Angestellter der Daimler AG zu Wort. Nachdem wir uns gegenseitig höflichst begrüßt haben, verschaffe ich dem Kunden einen Einblick in unsere Dienstleistung und berate ihn individuell zu seinem Unternehmen.

Zwischendurch bekomme ich auch die Gelegenheit an Online-Seminaren teilzunehmen, wie zum Beispiel am Seminar „Bietertaktik im Vergabeverfahren – rechtssichere Angebotsabgabe nach UVgO“.

Frisch im zweiten Ausbildungsjahr angekommen, verläuft die Zeit bislang tatsächlich genauso, wie ich es mir gewünscht habe. Nämlich mit voller Spannung und Abwechslung. Des Weiteren habe ich mich mit der Zeit noch intensiver als Teammitglied im Unternehmen etabliert.

 

Kashin Wali (Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement)

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