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Regeln für elektronische Rechnungen

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Schon heute setzen viele Unternehmen auf elektronische Rechnungen. Zwar ist der elektronische Rechnungsaustausch seit Juli 2011 vereinfacht worden, dennoch sind bestimmte Voraussetzungen zu beachten. Der Bitkom hat Ende Juni 2015 seinen Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ aktualisiert, der sich wichtigen Regelungen und Fragestellungen rund um elektronische Rechnungen widmet.
Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Überblick über die Merksätze des Bitkom geben. Den vollständigen Leitfaden finden Sie hier.

1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln

Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen und sind grundsätzlich gleich zu behandeln.
Die Pflichtangaben (siehe Punkt 6) müssen vollständig und korrekt enthalten sein. Wichtig ist, dass zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger Einvernehmen über den Empfang elektronischer Rechnungen besteht. Dazu reicht es aus, dass der Empfänger die elektronische Rechnung akzeptiert und das Verfahren damit billigt.

2. Elektronische Rechnungen sind technologieneutral

Für das Format, in dem die Rechnung erstellt wird, und auch für den Weg, auf dem sie übermittelt wird, gelten Technologieneutralität und Wahlfreiheit. Allerdings steigt der Nutzen der elektronischen Rechnung, wenn die Aussteller standardisierte Formate verwenden. Im Jahr 2014 wurde hierzu der ZUGFeRD-Standard veröffentlicht, nach dem Rechnungen einen Hybriden aus einem PDF-Dokument mit XML-Daten darstellen.

3. Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten

Zu gewährleisten sind die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhaltes (Integrität). Dies kann durch (nicht zwingend IT-gestützte) Kontrollverfahren sichergestellt werden.

4. Signatur und EDI sind weiterhin möglich

Neben der Möglichkeit innerbetrieblicher Kontrollverfahren auf Seiten des Rechnungsempfängers sind weiterhin auch Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens zulässig. Bei richtiger Anwendung werden die Kriterien Authentizität und Integrität per se als gewährleistet angesehen. Dies ist eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, für dessen Sicherstellung insbesondere die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UstG enthalten sein müssen.

5. Jede Rechnung muss lesbar sein

Um die Lesbarkeit einer Rechnung zu gewährleisten, müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden. Papierrechnungen erfüllen dies, die Anzeige elektronischer Rechnungen erfordert den Einsatz geeigneter Programme, etwa eines Viewers für PDF-Dateien. Eine spezielle Anordnung der Inhalte ist nicht notwendig, die reine Aufzählung ist ausreichend. Da die Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung gewährleistet sein muss, müssen auch die Anzeigeprogramme über den gesamten Zeitraum vorgehalten werden.

6. Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten

Umsatzsteuerlich, speziell als eine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug muss eine Rechnung, in Papierform ebenso wie in elektronischer Form, die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Dazu Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Empfängers, das Rechnungsdatum und die Art und Menge der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung.

7. Jede Rechnung muss aufbewahrt werden

Rechnungen müssen unveränderbar und für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen sind als „originär digitale Dokumente unverändert elektronisch aufzubewahren, der alleinige Ausdruck genügt nicht“. Ein Ausdruck, etwa für unternehmensinterne Zwecke, steht dem nicht entgegen.

8. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden

Da Steuer- und Handelsrecht die Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Datenträger gestatten, können Papierrechnungen digitalisiert (gescannt) aufbewahrt werden. Das Verfahren zur Digitalisierung und der Aufbewahrung von Papierrechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen die Papier-Originale nach dem Scannen vernichtet werden.

9. Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)

Im Rahmen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erforderlich: Für alle Geschäftsprozesse muss das organisatorisch und technisch gewollte Verfahren bei der Verarbeitung von steuerlich relevanten Informationen beschrieben werden. Dabei muss die Dokumentation den eingesetzten Datenverarbeitungssystemen entsprechen; umgekehrt muss der Inhalt der Verfahrensdokumentation so ausgeführt werden wie er beschrieben wird.
Auch die Verfahrensdokumentation ist über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg vorzuhalten. Laut Bitkom sei es zudem ratsam, Nachweise zu führen, dass einzelne Rechnungen das Kontrollverfahren tatsächlich durchlaufen haben. Auch Dokumente wie etwa Bestellungen, Lieferscheine und Verträge gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

10. Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

Laut Bitkom könne im Rahmen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung ein Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten und Dokumente gefordert werden. Dabei habe der Betriebsprüfer die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu recherchieren und maschinell auszuwerten. Erfolge die Prüfung im Rahmen einer Umsatzsteuernachschau müsse der Datenzugriff unverzüglich zur Verfügung stehen.

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